1. Inleiding
PlayHallNL hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens via PlayHallNL.com kunnen worden verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten je hebt. De website geeft informatie over fysieke PlayHallNL-speelhallen in Nederland en biedt geen online kansspelen aan. Dit beleid ziet vooral op websitegebruik, contactverzoeken, cookievoorkeuren en servicecommunicatie.
Wanneer in dit beleid wordt gesproken over “wij”, “ons” of “PlayHallNL”, wordt de organisatie bedoeld die de PlayHallNL-locaties exploiteert en de website beheert. Voor gegevens die je rechtstreeks aan een locatie verstrekt, kunnen aanvullende interne procedures gelden. Waar wettelijke verplichtingen of locatieprocessen aanvullende informatie vereisen, hoort die informatie op het relevante moment aan de bezoeker te worden verstrekt.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor een duidelijk omschreven doel. Wanneer je enkel informatieve pagina’s bezoekt, hoef je geen account aan te maken. Als je het contactformulier gebruikt, kunnen wij je naam, e-mailadres, een optioneel telefoonnummer, de gekozen locatie, het onderwerp en de inhoud van je bericht verwerken. Als je zelf aanvullende persoonsgegevens in het bericht opneemt, kunnen die eveneens onderdeel worden van de correspondentie.
Daarnaast kunnen technische gegevens ontstaan die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website. Denk aan het tijdstip van een verzoek, browserinformatie, apparaatcategorie, taalinstellingen, foutmeldingen en beperkte serverloggegevens. Wij streven ernaar deze gegevens zo beperkt mogelijk te houden. De website slaat bovendien je leeftijdsbevestiging en cookievoorkeuren lokaal in je browser op, zodat de website je keuze kan onthouden zonder dat daarvoor een gebruikersaccount nodig is.
Wij vragen via het openbare contactformulier niet om betaalgegevens, kopieën van identiteitsdocumenten of gevoelige medische informatie. Stuur dergelijke gegevens daarom niet via het contactformulier tenzij daar via een afzonderlijk, passend beveiligd proces expliciet om wordt gevraagd.
3. Contactformulieren
Het contactformulier is bedoeld voor praktische vragen over locaties, openingstijden, toegankelijkheid, PlayClub en algemene service. De velden met een verplichte aanduiding zijn nodig om je verzoek te kunnen beoordelen en beantwoorden. Een telefoonnummer is optioneel; als je dit invult, kan het worden gebruikt wanneer telefonisch contact passend is voor jouw vraag.
De versie van het formulier op deze statische website voert in de browser een invoercontrole uit. Daadwerkelijke verzending vereist een afzonderlijke backend-koppeling. Wanneer zo’n koppeling wordt geactiveerd, moet de exploitant ervoor zorgen dat gegevens via een passende beveiligde verbinding worden verzonden, uitsluitend bij bevoegde medewerkers terechtkomen en niet langer worden bewaard dan nodig. Berichten kunnen intern worden doorgestuurd naar de locatie waarop je vraag betrekking heeft, voor zover dat nodig is om je goed te helpen.
4. Technische gegevens
Voor een veilige en stabiele website kan de hostingomgeving technische logs bijhouden. Zulke logs kunnen bijvoorbeeld een IP-adres, het opgevraagde pad, datum en tijd, browserkenmerken en een technische statuscode bevatten. Deze informatie kan nodig zijn om misbruik te onderzoeken, storingen te analyseren en de beschikbaarheid van de website te bewaken.
Waar mogelijk gebruiken wij geaggregeerde of geminimaliseerde gegevens. Technische gegevens worden niet gebruikt om conclusies te trekken over je speelgedrag in fysieke locaties. De website bevat geen online spelomgeving en verwerkt via de webinterface geen inzetten, winst- of verliesgeschiedenis. Externe kaart- of lettertypebibliotheken kunnen technische verzoeken naar hun eigen infrastructuur ontvangen. Hun eigen privacyvoorwaarden zijn daarop van toepassing.
6. Waarom verwerken wij gegevens?
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om vragen te beantwoorden, locatie-informatie te verstrekken, verzoeken naar de juiste vestiging door te sturen, de website technisch te beveiligen, misbruik te voorkomen, wettelijke verplichtingen na te leven en – alleen met de vereiste toestemming – inzicht te krijgen in het algemene gebruik van de website.
Gegevens uit een servicevraag worden niet automatisch gebruikt voor marketing. Als PlayHallNL in de toekomst een afzonderlijke nieuwsbrief of marketinginschrijving aanbiedt, moet daarvoor een duidelijke afzonderlijke keuze worden gevraagd en moet uitschrijven eenvoudig zijn. Marketing rond kansspelen moet bovendien voldoen aan de daarvoor geldende leeftijds- en doelgroepbeperkingen.
7. Rechtsgrond
De rechtsgrond hangt af van het doel. Bij een contactverzoek kan verwerking nodig zijn om op jouw verzoek actie te ondernemen of om een gerechtvaardigd belang in goede klantenservice te behartigen. Voor strikt noodzakelijke technische beveiliging kan een gerechtvaardigd belang bestaan om de website betrouwbaar en veilig te houden. Waar de wet toestemming verlangt, zoals bij niet-noodzakelijke cookies, baseren wij de verwerking op jouw toestemming.
Wanneer verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, vormt die verplichting de grondslag.
8. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is. Contactcorrespondentie kan gedurende een redelijke periode worden bewaard om vervolgvragen te behandelen, afspraken te kunnen reconstrueren of klachten af te handelen. Technische logs worden doorgaans korter bewaard, afhankelijk van beveiligings- en hostingbehoeften.
Cookievoorkeuren en lokale opslag blijven op je apparaat staan totdat de ingestelde bewaartermijn afloopt, de toepassing deze vervangt of je de gegevens via je browser verwijdert.
9. Delen met derden
Gegevens kunnen worden gedeeld met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor hosting, technisch onderhoud, e-mailafhandeling of beveiliging. Zulke partijen mogen gegevens alleen verwerken binnen de afgesproken opdracht en moeten passende beveiliging toepassen. Daarnaast kunnen gegevens worden gedeeld wanneer dat wettelijk verplicht is of wanneer een bevoegde autoriteit daar rechtsgeldig om vraagt.
Wij verkopen persoonsgegevens niet. Gegevens uit contactverzoeken horen evenmin aan willekeurige commerciële partijen te worden verstrekt. Wanneer externe diensten zoals kaartfunctionaliteit worden gebruikt, kan je browser rechtstreeks verbinding maken met die dienst. Controleer daarom ook de privacyinformatie van de betreffende aanbieder.
10. Beveiliging
Wij streven naar passende technische en organisatorische maatregelen die aansluiten bij de aard van de gegevens en de risico’s. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, sterke beheeraccounts, updates, logging van relevante beveiligingsgebeurtenissen en zorgvuldige selectie van leveranciers. Geen enkel systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.
Als zich een beveiligingsincident voordoet, moet worden onderzocht welke gegevens zijn geraakt, welke risico’s dat oplevert en welke vervolgstappen op grond van de AVG noodzakelijk zijn. Waar vereist worden toezichthouders en betrokken personen geïnformeerd.
11. Jouw privacyrechten
Onder de AVG kun je, afhankelijk van de situatie, recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming voor de toekomst intrekken. Een intrekking maakt eerdere rechtmatige verwerking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.
Je kunt een verzoek sturen via [email protected]. Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan het nodig zijn je identiteit op een passende manier te verifiëren. Daarbij hoort niet méér informatie te worden gevraagd dan noodzakelijk. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder.
12. Gegevens buiten de EER
Als leveranciers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, moet worden beoordeeld of daarvoor een geldig doorgiftemechanisme bestaat. Afhankelijk van het land en de dienst kan dat bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen zijn. Ook moet worden gekeken naar de praktische bescherming van de gegevens.
De inzet van nieuwe leveranciers hoort daarom vooraf te worden beoordeeld op locatie van verwerking, contractuele voorwaarden, beveiligingsmaatregelen en noodzakelijkheid.
13. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de website, gebruikte diensten of wettelijke vereisten veranderen. De meest recente versie hoort steeds op deze pagina beschikbaar te zijn. Bij ingrijpende wijzigingen die invloed hebben op eerder gegeven toestemming of op de redelijke verwachtingen van gebruikers kan aanvullende communicatie nodig zijn.
Controleer dit beleid daarom periodiek wanneer je de website vaker gebruikt. De datum van publicatie of laatste wijziging kan door de exploitant worden toegevoegd zodra het beleid formeel in gebruik wordt genomen.
14. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via [email protected]. Vermeld bij een privacyverzoek zo duidelijk mogelijk waarop het verzoek betrekking heeft, zodat het efficiënt kan worden behandeld.
Gebruik het gewone contactformulier niet voor documenten met gevoelige of uitgebreide persoonsgegevens. Wanneer aanvullende identificatie of een beveiligd kanaal nodig is, kan PlayHallNL daarvoor een afzonderlijke instructie geven.